檔案信息資源是全球、國(guó)家、區(qū)域信息的一個(gè)重要組成部分。在當(dāng)今信息公開(kāi)程度越來(lái)越高的形勢(shì)下，檔案的文化性質(zhì)和社會(huì)性質(zhì)逐步強(qiáng)化，利用的范圍和對(duì)象將逐步擴(kuò)大。在這個(gè)信息時(shí)代，只有當(dāng)檔案信息資源在社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮重要作用時(shí)，檔案和檔案工作的意義和價(jià)值才能充分地全面地展現(xiàn)出來(lái)。因此，我們要按照有關(guān)規(guī)定千方百計(jì)將呆滯在庫(kù)房中的檔案歷史信息變成現(xiàn)實(shí)有用信息。作為管理和擁有檔案信息資源的檔案局，要更好地適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的要求，要著眼未來(lái)，運(yùn)用數(shù)字化、信息化技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，更好地為四個(gè)現(xiàn)代化服務(wù)。
　　一、檔案數(shù)字化的意義
　　1、檔案數(shù)字化的含義
檔案數(shù)字化是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影（錄音、錄像）技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等高新技術(shù)把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息。其以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享，是檔案信息化建設(shè)的重要組成內(nèi)容。目前，大多數(shù)檔案館保存的檔案信息形態(tài)主要以紙質(zhì)、縮微膠片和底片等載體形式存在，只適應(yīng)于傳統(tǒng)的管理與傳播方式，即實(shí)施手工管理和點(diǎn)到點(diǎn)的傳播，即便是經(jīng)過(guò)編研等初步加工，編輯印發(fā)檔案資料，實(shí)現(xiàn)點(diǎn)到面的傳播，其覆蓋面也還是太小，很難跟上社會(huì)化的進(jìn)程。同時(shí)，該檔案信息資源的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值也難以充分實(shí)現(xiàn)，更難適應(yīng)當(dāng)代“數(shù)字化生存”的形勢(shì)。檔案原件數(shù)字化，對(duì)檔案信息的現(xiàn)代化管理、使用和傳播等都具有十分重要的作用。
　　2、檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容
　?、贆n案目錄信息的數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)；
　?、谳d體檔案的數(shù)字化，如紙質(zhì)檔案、檔案縮微品、照片檔案及錄音錄像檔案等的數(shù)字化，建立檔案影像數(shù)據(jù)庫(kù)或多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)；
　?、蹤n案專題信息的采集與建庫(kù)。
　　3、檔案數(shù)字化的主要作用
　?、贆n案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)重要內(nèi)容，而檔案信息化建設(shè)的核心是資源建設(shè)。資源建設(shè)包括兩大任務(wù)：一是現(xiàn)有館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和館藏重要檔案和照片、錄音、錄像檔案的數(shù)字化；二是電子文件歸檔與電子檔案管理。
　　②檔案數(shù)字化能有效地保護(hù)檔案原件。⑴ 代替原件使用，保護(hù)檔案原件；⑵ 數(shù)字化副本異地保存，輸出縮微膠片供永久保存。這樣可使這些檔案資料在出現(xiàn)天災(zāi)人禍的情況下不致于遭到毀滅性的破壞；⑶ 恢復(fù)檔案材料模糊褪變的字跡及對(duì)污損殘缺照片檔案的修復(fù)。
　?、蹤n案數(shù)字化能改善檔案的利用方式。⑴不再受“孤本”的限制，一份文件可以同時(shí)提供給所有需要它的人共享；⑵數(shù)字影像文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)或者廣域網(wǎng)進(jìn)行異地傳輸，使異地調(diào)閱利用成為可能。擴(kuò)大了檔案的利用空間，讓更多的人們來(lái)了解檔案，利用檔案；⑶“時(shí)間”不再是限制，利用者可以隨時(shí)使用自己需要的文件。檔案數(shù)字化以后，將已開(kāi)放的檔案上網(wǎng)，這樣所有利用者就可以在任何時(shí)間上網(wǎng)利用檔案信息資源。
　　④檔案數(shù)字化能充實(shí)各檔案館網(wǎng)站的內(nèi)容。對(duì)我國(guó)大多數(shù)已上網(wǎng)的檔案館網(wǎng)站來(lái)說(shuō)，普遍存在網(wǎng)上信息資源貧乏、簡(jiǎn)薄的通病，信息加工深度不夠，指引性信息多，實(shí)質(zhì)性信息少。要改變這種尷尬的局面，只有盡快將豐富的館藏信息化和數(shù)字化。
　?、輽n案數(shù)字化是傳統(tǒng)檔案館走向數(shù)字檔案館的必經(jīng)之路。數(shù)字檔案館無(wú)疑是21世紀(jì)各級(jí)各類檔案館的發(fā)展方向。盡管當(dāng)前它的具體組成結(jié)構(gòu)、組織管理模式還處于探索之中，可其“館藏”的數(shù)字化特征是肯定的，傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化將是其“館藏”的重要組成部分。