一、科研檔案信息化管理問(wèn)題眾多
（一）檔案管理意識(shí)薄弱，沒(méi)有專(zhuān)職科研檔案管理人員。目前，學(xué)院沒(méi)有出臺(tái)相關(guān)的檔案管理制度，也沒(méi)有安排專(zhuān)職工作人員管理科研檔案，檔案管理工作基本由部門(mén)工作人員兼任，即部門(mén)工作人員只管個(gè)人職責(zé)范圍內(nèi)的工作檔案。由于管理人員不穩(wěn)定、業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊等，出現(xiàn)了檔案管理意識(shí)薄弱、歸檔材料不全等問(wèn)題。
（二）檔案管理模式單一，信息化管理水平低?？蒲袡n案管理工作基本停留在傳統(tǒng)的手工操作上，工作效率低，經(jīng)常出現(xiàn)遺漏的現(xiàn)象，使得檔案資源的準(zhǔn)確性和完整性無(wú)法得到有效保障。學(xué)校雖然在工作中已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了全面的無(wú)紙化辦公，但在利用計(jì)算機(jī)管理科研檔案方面，科研工作人員只是停留在簡(jiǎn)單的信息歸類(lèi)和存儲(chǔ)的層面，信息化技能不足。同時(shí)，由于對(duì)科研檔案缺乏信息化建設(shè)和軟件建設(shè)，導(dǎo)致無(wú)法實(shí)現(xiàn)高效的信息化科研檔案管理。
（三）科研數(shù)據(jù)采集不完全，檔案利用率極低。采集教職員工科研成果為一年一次，只是通過(guò)填寫(xiě)Excel表格的方式采集，沒(méi)有建立專(zhuān)門(mén)的科研檔案信息資源庫(kù)，更沒(méi)有在無(wú)紙化辦公系統(tǒng)中提供能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)、填寫(xiě)、存儲(chǔ)和查詢(xún)功能的數(shù)據(jù)處理模塊，教職員工提交的科研檔案的數(shù)據(jù)和信息不便查閱，甚至有部分教職員工不愿配合采集工作，使得學(xué)院科研數(shù)據(jù)采集不完全。在檔案利用方面，學(xué)校科研數(shù)據(jù)只是滿足于向上級(jí)匯報(bào)，教職員工對(duì)學(xué)院科研信息查閱率基本為零。
（四）科研成果社會(huì)服務(wù)范圍小。以某校專(zhuān)利授權(quán)情況為例，從2012年至今，專(zhuān)利獲授權(quán)數(shù)量由最初的2項(xiàng)，增長(zhǎng)到2019年5月的126項(xiàng)，專(zhuān)利申請(qǐng)獲授權(quán)量呈現(xiàn)快速增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)。其中，地方重點(diǎn)產(chǎn)業(yè)（比如汽車(chē)、工程機(jī)械等）提供知識(shí)產(chǎn)權(quán)支持領(lǐng)域的專(zhuān)利只有4項(xiàng)，只占專(zhuān)利授權(quán)總數(shù)的3%。而所有專(zhuān)利授權(quán)項(xiàng)中，只有一項(xiàng)進(jìn)行成果轉(zhuǎn)化。這在一定程度上反映出學(xué)?？蒲袡n案信息處于孤島狀態(tài)，即便有服務(wù)，也只局限于校內(nèi)，缺乏校際交流，服務(wù)于當(dāng)?shù)仄髽I(yè)或回饋社會(huì)的機(jī)會(huì)更少。
（一）提高科研檔案信息化管理的工作意識(shí)。首先應(yīng)提高相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)科研檔案信息化管理工作的認(rèn)識(shí)，從而帶動(dòng)科研部門(mén)工作人員對(duì)科研檔案信息化管理工作的重視，應(yīng)出臺(tái)科研檔案信息化管理相關(guān)條例，逐步構(gòu)建起檔案管理平臺(tái)，促使檔案管理環(huán)節(jié)清晰流暢，內(nèi)容齊全完整。
（二）建立健全科研檔案信息化管理制度?？蒲袡n案管理工作信息化建設(shè)往往需要投入大量的人力、物力、財(cái)力，還涉及到各級(jí)教學(xué)單位、各職能部門(mén)等多個(gè)部門(mén)，需要從制度上給予保障。只有建立科學(xué)有序、符合自身發(fā)展的管理制度，才能確保科研檔案管理信息化建設(shè)有條不紊地開(kāi)展。
（三）提高科研檔案管理人員的信息處理能力。要對(duì)科研檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，就必須對(duì)相關(guān)工作人員的信息化處理能力進(jìn)行提升。一方面引導(dǎo)他們改變傳統(tǒng)工作方式，加強(qiáng)日常檔案管理；另一方面則通過(guò)技術(shù)培訓(xùn)等措施提高他們的信息處理能力，包括如采集和監(jiān)測(cè)科研動(dòng)態(tài)信息的能力等。
（四）加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，構(gòu)建科研檔案網(wǎng)絡(luò)信息化平臺(tái)。檔案信息化建設(shè)需要對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、加工、整理、保存與上傳，這就需要辦公軟硬件的支撐。因此，需要配置相應(yīng)的計(jì)算機(jī)、掃描儀、高速交換機(jī)等信息處理設(shè)備，同時(shí)還需要構(gòu)建科研檔案網(wǎng)絡(luò)信息化平臺(tái)，豐富科研檔案數(shù)字化信息資源，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化。
（五）積極開(kāi)發(fā)或引進(jìn)科研檔案手機(jī)客戶(hù)端，最大限度實(shí)現(xiàn)信息共享。對(duì)科研檔案管理工作進(jìn)行信息化建設(shè)，其目的就是建立科研檔案大數(shù)據(jù)，對(duì)資源進(jìn)行有效開(kāi)發(fā)利用，最大限度實(shí)現(xiàn)信息共享，這就是科研檔案的價(jià)值所在。而伴隨著手機(jī)的廣泛應(yīng)用，5G時(shí)代的到來(lái)，科研檔案手機(jī)客戶(hù)端的開(kāi)發(fā)或引進(jìn)是必不可少的，因?yàn)槭謾C(jī)客戶(hù)端的使用不僅可以為教職員工提供更多的便利，還可以提高科研檔案的利用率，能最大限度地實(shí)現(xiàn)科研信息共享。來(lái)源：廣西科技工作者狀況調(diào)查站點(diǎn)（原載《廣西科技工作者狀況調(diào)查站點(diǎn)信息摘報(bào)》第0345期）